Beware! Work on progress!

On June the 27th our Design Office organized a first international UX Day. It was a day organized in the headquarters of Freiburg and included not only UX / UI Designers, but also Frontend & Fullstack Devs as well as colleagues out of all business units of the Haufe Group. Partipants traveled abroad from Hannover, Bielefeld, Switzerland and even as far as Barcelona. What made people come to that event? What was it’s content and context? And what did we take away personally of this day? Let me share our experiences with you.

What were our Motivation and Goals for organizing an UX Day?

**User Experience ** is important for a company like Haufe Group. Since the company transformed from a publishing company to a digital driven player, UX und Design is gaining more and more of importance.

There’s a quote I like very much:

“UX is a team discipline, not an individual sport. UX is everyone’s business.”

Being an international company of about 1.900 people and having a large number of different but similar solutions and products, we needed to start an exchange of experiences. Building designer networks in a big company like the Haufe Group is one thing - building it over the borders of UX and UI designers another one. So additionally to connecting UX experts with each other, we decided to place UX and UI as a topic in everybodys mind - regardless whether being a product owner, a product manager, a marketer or an developer.

So we set us following simple goals: We wanted that at the end of the day each attendee understood the importance of UX. That each person would take sth little for himself home. Something that he could adapt for his daily work. That he would get to know new persons. Have new inspiration for new inventions. Have learned something.

How to organize an UX Day that inspires others

So how do you start to organize such a day? How can you inspire your colleagues? What story could we tell on that day? Here our 5 learnings how to set up an in-house event:

**Look at you audience ** Adress the different needs of you audience

**Be a practicle theoretic ** Look at conferences that you know! What did we like? What can we copy for our needs? What formats could be attractive?

**Goodies ** Everyone loves goodies, so

**Start with an eye-opener ** Is their a unicorn that can adress all needs? Vitaly to your help!

**Put it in a nutshell - storytelling ** The story

**Good Food. ** sadasd

Content and Context

Talks and Agenda of the Day. Welcome Speech “we are ux” Vitaly Workshops

• internal and external speakers. talks and workshops. experiences out of projects, best practises, best tools, best examples.

Der Prozess im einzelnen und Feedback:

1. Bekanntmachung und Aufmerksamkeit: (ca. 1000 Visits) Aus meiner Sicht ok. Wir haben eine Reichweite erreicht die für mich ok ist.

2. Einladung (90 Personen)

3. Durchführung (gekommen 75 Personen)
   • Es kamen 75 Personen. Ich habe mir sagen lassen, dass dies ein normaler Schnitt ist.
   • Teilnehmer: 1/3 Business, 1/3 UX-Designer, 1/3 Technologie super cool! o Interessant fand ich, dass einige Front-Endler da waren, aber nur die Skt. Gallen und Barcelona. (Niemand aus Rumänien oder Freiburg). o Was ich übrigens auch interessant fand, zumindest ein Fall ist mir bekannt, der Ärger bekommen hat, dass er den Vormittag auf dem UX-Day war. Der entsprechende BL Marketing hat gesagt, dass Marketing nichts mit UX zu tun hat. (Diese Aussage erschüttert mich doch erheblich und zeigt mir, dass wir noch einiges an Aufklärungsarbeit vor uns haben!)
   • Die Vorträge waren sehr gut (vielleicht hätte Vitaly etwas langsamer reden sollen, er hat ca. 400 Slides in einer Std. präsentiert), das waren für einige schlicht zu schnell! o Roger: Interessanter Vortrag zum Thema, wie arbeitet in Startup und wie gehen sie dabei mit UX um. o LexOffice: Super Vortrag, wie User-Research gemacht wird (war z.B. super interessant für Umantis) o UX-Basic: War für viele nicht UX Leute interessant um mal einen Einstieg in die Prozesse, Methoden zu bekommen o Lighthouse-Design: Das Design ist wirklich gut und hat z.B. auch Vitali völlig umgehauen (Vitali möchte das wir dies auf der nächsten Smashing vorstellen) o UX-Tools: Interessanter Austausch für die UX-Leute (in der 2.Session) und in der 1. Session wurde vorgestellt, dass die Tools auf Effektivität & Effizienz einzahlen. o SVG: Was kann man mit SVG machen. Den hätten wir uns sparen können. Interesse war nicht groß und wir hatten auch einen kurzfristigen Speekerwechsel. (Wir hatten dann einen aus Neusseeland über WebEx gefunden).
   • Der Rahmen mit Bingo und dem Stickerheft (als Ankerpunkt für Networking) hat gut funktioniert.
4. Nachbetrachtung und Workshops mit den Corporate-Clustor UX-Leuten (Corporate Cluster: Design-Office, Skt. Gallen, Barcelona: 25 Personen) Jeder hat 4 min. seine Arbeit vorgestellt. In verschieden Gruppen wurde erarbeitet, wie wir besser zusammenarbeiten können und was jedem fehlt in der täglichen Arbeit denn fehlt:
   • Tools: o Cool, das wir schon alle, die gleichen Tools Sketch, Invision und Frontify nutzen. (Das hatten wir auch von langer Hand eingesteuert). Interessant Adobe spielt (fast) keine Rolle mehr. o Wir können noch mehr mit Lib’s etc. arbeiten, damit werden wir alle schneller und besser
   • Process: o Wir arbeiten prozessual eigentlich gleich, aber noch mit unterschiedlichen Wordings (stellen wir noch ab)
   • Gruppen: o Cool, das sich jetzt auch schon die Experten gefunden haben und sich zusammen getan haben. Designer, Konzepter, Front-End und Design-Office (Freddy).
   • Communication: o Die Idee, jeder stellt seine Arbeit in 4 min. vor, behalten wir bei und machen dies via Webex alle 2 Wochen.
   • Projektwand und –Bild: o Wir machen ein gemeinsames Projektbild, damit jeder weiß, wo jeder arbeitet und warum er das macht und wie das alles zusammen hängt. (Richtung Big-Picture)

5. Feedback von den Teilnehmern Das haben wir mündlich bekommen und werden wir aber noch in Form von 3 Fragen via Nettigate erfragen. (Ergebnisse schicke ich dann noch rum)

6. Nachkommunikation a. Wir erstellen gerade noch einen Blog Eintrag b. Auf Instagram machen wir Fotos c. Wir haben einige Videos, die wir noch Public stellen. (Welcome von mir und Vortrag von Vitali (Vitali können wir nur intern veröffentlichen)). d. Wir werden noch intern über Share-Point kommunizieren e. … (wir werden uns noch überlegen, was wir noch machen können)

Impressions

Bilder + Videos

Voices of colleagues and the web to that day.

“That day was just greatly organized - it had the fun of big conferences, high exchange, …“ Business quote

“That day was just greatly organized - it had the fun of big conferences, high exchange, …“ Frontend guy quote

“That day was just greatly organized - it had the fun of big conferences, high exchange, …“ speaker quote

First Design Summit Freiburg - St. Gallen - Barcelona

Fazit des erste UX Days.. und an was wir weiter arbeiten… ggf.

Lessons learned and how we continue

As we said at the beginning, we aimed for 2 simple goals:

1. Adress UX and Design as a central company player - not being part only of an Designer or concepter, but that it embrasses all - Business and Technology.
2. Bring all Designers together - whether from Freiburg, Barcelona, St. Gallen, Hannover or coming from different project units.

Fazit:

• Wie schon gesagt, der UX-Day hat sehr gut funktioniert (bis auf die missliche Sache mit der Einladung)! Und ich freue mich schon auf den nächsten!!!
• Wir werden die angesprochenen Dinge verändern.
• Die UX-Crew insgesamt ist wirklich qualitativ gut, völlig unpolitisch und hat richtig Lust etwas zu bewegen (bzw. bewegt schon einiges). Ich finde wir haben etwas geschaffen, was zumindest noch nicht alle geschafft haben: Firmenübergreifende Zusammenarbeit auf einer sehr konstruktiven Ebene.
• Gewundert habe ich mich, wer alles nicht kam: o Es war bis auf ein Kollege niemand von den Business Analysten bzw. Requirement Engineers. Wenn die nicht UX machen, wer dann? (Aber wenn ehrlich bin, hat es mich nicht gewundert, sondern es war klar). o Es waren keine Front-End Leute da. o Es wollten einige Entwickler von Lexware kommen, aber leider hatten sie einen Workshop.
• Ich glaube jetzt, da man sich jetzt kennen gelernt hat, viele Dinge passieren werden. Ich bin gespannt.

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